چطور یک برنامه ریزی روزانه ایدهآل و همهجانبه داشته باشیم؟
برقراری تعادل میان وظایف و کارهای گوناگون در زندگی آسان نیست. کار، درس، خردهکاریهای هر روزهی زندگی؛ درحالیکه باید هوای دوستان و خانواده را هم داشته باشید! به همهی اینها زمانی را که نیاز دارید به خودتان برسید هم اضافه کنید. در چنین معرکهای بیشک برنامه ریزی روزانه به شما کمک میکند. با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل کارها آسانتر میشود، میتوانید میان اهداف کوتاهمدت و بلندمدت تعادل برقرار و کارها را بر اساس اهمیتی که برایتان دارند اولویتبندی کنید. با ما همراه باشید تا ببینید چطور میتوانید یک برنامه ریزی روزانه کارآمد داشته باشید.
طرحریزی برای یک برنامه روزانه
۱. مشخص کنید روزتان را چگونه میگذرانید
پیش از تهیهی یک برنامه بهینه باید از کارهایی که طی روز انجام میدهید و نحوهی تنظیم آنها آگاه باشید. مثلا اگر باید به دانشگاه یا سر کار بروید، پس این موارد و زمان مربوط به آنها در اختیار شما نیست اما در وقتهای آزادتان خیلی راحت امکان تغییر و تصمیمگیری دارید.
چند روزی را به بررسی کارهایی که میکنید و اینکه زمان را چطور سپری میکنید، اختصاص بدهید. همهی کارهایی را که انجام میدهید دقیق یادداشت کنید. به ویژه به زمانهای آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام میدهید، توجه کنید. آیا این زمانها را به بازی کردن میگذرانید یا تمیز کردن خانه؟ فهرستی از همهی فعالیتهایتان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید.
۲. زمانی را که در رفتوآمد برای کار، دانشگاه و… هستید تخمین بزنید
ما بخش عمدهای از روز را صرف رفتن از جایی به جای دیگر میکنیم. این رفتوآمدها برای ما ضروری است. زمان لازم برای این آمدوشدها را محاسبه کنید و در برنامه خود زمان کافی به آنها اختصاص دهید. بهتر است برنامه تان را بر اساس این زمانها بهبود دهید.
۳. مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهرهوری را دارید
در حین برنامه ریزی به ترتیب انجام کارها توجه کنید. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمانهایی انجام دهید که بیشترین بهرهوری را دارید. بیشتر افراد صبحها بهتر کار میکنند و بعدازظهرها را به پاسخگویی به تماسهای تلفنی و ایمیلهای دریافتی اختصاص میدهند.
۴. بدانید که عادتهای شما زندگی روزمرهتان را تحت تأثیر قرار میدهند
انجام کارها بر اساس برنامه ریزی روزانه به ما نشان میدهد زندگیمان چقدر تحت تأثیر عادتهایمان است. گاهی برخی عادتهای بد مانع رسیدن شما به اهدافتان میشوند، در مقابل برخی عادتها سودمند و یاریرسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادتهای سودمند و آسیبرسان را شناسایی کنید.
مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقهتان کنید تا جای که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدتتان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواستههای دیگران میشوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیبرسان هستند. پس مهم است که بدانید عادتهایتان چطور بر زندگی شما تأثیر میگذارند.
پس از شناسایی عادتهای آسیبرسان، سعی کنید با یافتن روشهای جایگزین از زمانتان بهتر استفاده کنید. این روشها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازیهای ویدیویی، ساز زدن و… میکنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید. شاید هم لازم باشد کمی تمرین کنید و نه گفتن به دیگران را یاد بگیرید!
۵. از وقتهای تلفشده بکاهید
شاید برخی از کارهایی که میکنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آنها واقعا اجتنابناپذیر هستند مثل رفتوآمد به محل کار یا مراجعه به ادارهای خاص در شلوغترین ساعت روز تنها به این دلیل به یک برگهی امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقتهای تلف شدهتان انجام بدهید، مثلا میتوانید صبحانهتان را در طول مسیر رفتن به سر کار و در اتوبوس میل کنید.
۶. برنامه هر روز را شب پیش بریزید
بهتر است از پیش برای روزتان برنامه ریزی کنید. اگر تجربهای در برنامه ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول میکشد تا از عهدهی یک برنامه ریزی خوب و بینقص بربیایید. بهتر است یک برنامه موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید و امکان جابهجایی و انعطافپذیری را هم برای آن در نظر بگیرید.
برقراری تعادل میان وظایف روزمره و اهداف بلندمدت
۱. کارهایی که به تحقق اهداف بلندمدتتان کمک میکند در برنامه ریزی روزانه تان قرار دهید
شناسایی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید در عین سادگی، دشوار است! زیرا ما همیشه نمیدانیم چه هدفی داریم و به چه میخواهیم برسیم. به علاوه کاری که اکنون مایل به انجام آن هستید ممکن است در راستای اهداف بلندمدتان نباشد. بهتر است میان این دو تعادل ایجاد کنید.
اهداف بلندمدت خود را مشخص کنید و آنها را روی کاغذ بنویسید، خوب نیست که آنها فقط تصویری در ذهنتان باشند. شغلی که میخواهید به آن برسید، افرادی که مایلید با آنها ارتباط بیشتری داشته باشید و… همه را یادداشت کنید.
فهرستی از کارهایی که به شما در رسیدن به این اهداف کمک میکنند تهیه کنید و در برنامه ریزی روزانه تان زمانی را به آنها اختصاص دهید.
۲. انتظاراتی را که از خودتان دارید و انتظارتی را که دیگران از شما دارند تفکیک کنید
خوب است که در تعیین اهدافتان با دیگران مشورت کنید اما فراموش نکنید مهم شناسایی چیزی است که خودتان به آن علاقه دارید. بیشک وظایف روزمرهی زندگی که ممکن است ربطی به اهداف بلندمدتان نداشته باشند، بخش مهمی از برنامه ریزی روزانه تان را تشکیل میدهند.
مثلا شاید آرزوی پدر و مادرتان این باشد که شما وکیل شوید! اگرچه چنین آرزوهایی که بر پایهی آرزوی موفقیت و شادی فرزندان هستند اما ممکن است این شغل خاص واقعا باعث خوشحالی شما نشود. بهتر است با پدر و مادرتان در این باره صحبت کنید بدترین کار این است که مطابق با خواستهی دیگران زندگی کنید بدون اینکه بفهمید چه چیز به راستی شما را خوشحال میکند.
پس از اینکه اهدافتان را مشخص کردید، سعی کنید راهی برای هماهنگ کردن آنها با انتظاراتی که دیگران از شما دارند بیابید. شما احتمالا نمیتوانید قید همهی انتظاراتی که دیگران از شما دارند و وظایفتان در قبال آنها را بزنید. اما میتوانید طوری برنامه ریزی کنید که زمان بیشتری به اهداف خودتان اختصاص یابد.
۳. اولویتبندی کنید
برخی کارها باید هرچه سریعتر انجام شوند و برخی دیگر را میتوان به تعویق انداخت. در برنامه ریزی روزانهتان به اولویتها توجه کنید و سپس مدیریت زمان کنید.
در کنار برخی کارها و وظایف روزانه، گاهی کارهای از پیش ندانسته هم برایتان پیش میآید که لازم است وقتی برای آنها در برنامه تان در نظر بگیرید حتی اگر آنها در برنامه تان وجود نداشته باشند (نمیدانستید که قرار بوده وجود داشته باشند!). بهترین کار این است که برای انعطافپذیری بیشتر در برنامه تان با وقفههای مناسب وقتهای آزاد داشته باشید تا در صورت پیشامد یک کار ضروریِ غیرمنتظره، آن زمانها را به این کار اختصاص دهید. اگر هم کاری پیش نیامد میتوانید این زمانهای آزاد را به کارهای مورد علاقهتان و مواردی که به پیشبرد اهداف بلندمدتتان کمک میکنند اختصاص دهید.
ثبت برنامه روزانه تان
۱. بهترین ابزار را برای ثبت برنامه تان پیدا کنید
نوشتن برنامه بهترین راه اطمینان از این است که طبق برنامه پیش میروید. در دسترس بودن برنامه امکان مرور پیوستهي آن را فراهم میکند. بهترین روش و مناسبترین ابزار را پیدا کنید و هر زمان که نیاز داشتید از گام بعدیتان باخبر شوید نگاهی به برنامه تان بیندازید.
رایانه، لپتاپ، انواع اپلیکیشنها و… امکان ثبت و نگهداری برنامه تان را به شما میدهند. حتی امکان استفاده از یادآور برای کارهای مهم هم فراهم است.
۲. روزتان را به بخشهای ۳۰ دقیقهای تقسیم کنید
روزتان را به بخشهای نیمساعته تبدیل کنید و تخمین بزنید برای انجام هر کار چند بخش لازم است. با این روش ضرورتی ندارد با ساعت و دقیقه کارتان را پیچیده کنید.
۳. کارهای ضروری را سریعتر در برنامه ریزی روزانه تان بگنجانید
کارهای ضروری و غیرقابلِحذف را در آغاز برنامه ریزی در نظر بگیرید. مثلا اگر هر روز خودتان باید بچهها را ساعت ۸ صبح به مدرسه برسانید و ۳ بعدازظهر از مدرسه بردارید و پیش از هر کار دیگری این دو وظیفهی ضروری و فعالیتهای مشابه را در برنامه روزانه تان قرار دهید.
۴. وقتهای آزادِ انعطافپذیر را فراموش نکنید
پس از گنجاندن همهی وظایف و کارهای ضروری در برنامه تان، زمانهای خالی را که مختص به هیچ فعالیتی نیستند مشخص کنید. این زمانها بخشهای انعطافپذیر برنامه روزانه تان هستند. اهداف بلندمدت خود را در نظر بگیرید و فعالیتهایی را که به شما در رسیدن به این اهداف کمک میکنند به این بخشها تخصیص دهید.
همچنین وجود بخشهای انعطافپذیر امکان پوشش وظایف و کارهای پیشبینی نشده و دقیقهي نودی را به شما میدهند.
۵. مرتب برنامه روزانه تان را مرور کنید
باید بهطور منظم برنامه تان را مرور کنید تا کارها و فعالیتهایی که برایشان برنامه ریزی کردید به شما یادآوری شود. این کار همچنین شما را در مسیر درست نگه میدارد و باعث میشود بیش از اندازه روی کار خاصی توقف نکنید و مطابق با زمان تخصیص یافته با آن پیش بروید.
۶. در صورت نیاز برنامه تان را اصلاح کنید
با پیروی از برنامه روزانه تان امکان ارزیابی آن را هم خواهید داشت و مثلا میتوانید زمان تخمینی تخصیص داده شده به فعالیتها را اصلاح کنید و یا ترتیب کارها را تغییر دهید. حواستان به اهداف بلندمدتتان باشد و از آنها غافل نشوید.
زمانی برای خودتان
۱. به سلامتی خودتان توجه کنید
برنامه ریزی تنها برای رسیدن به خواستههای اجتماعیتان و بهرهوری بیشتر نیست بلکه به حفظ سلامتی و شاد بودن کمک میکند. پژوهشها نشان دادند دانشجویانی که در برنامه ریزی خود زمانی را به خودشان اختصاص میدهند بهتر بر اضطراب غلبه میکنند و موفقتر هستند.
افراد گوناگون کارهای مختلفی را در این زمانها انجام میدهند. برخی مراقبه (مدیتیشن) میکنند، برخی دوست دارند چرت بزنند، عدهای دیگر بازیهای ویدئویی را ترجیح میدهند، برخی هم به ملاقات با دوستان علاقهمند هستند و بسیاری فعالیتهای دیگر. فعالیت موردعلاقهتان را که از آن لذت میبرید و فشار و اضطرابتان را کاهش میدهد شناسایی کنید و آن را در برنامه روزانه تان قرار دهید.
۲. برای اختصاص زمان مشخص و قطعی به خودتان برنامه ریزی کنید
زمانهای مشخص و ثابتی را به خودتان و کارهای موردِ علاقهتان اختصاص بدهید. با اینکه از اهمیت توجه به خودتان آگاه هستید ممکن است بدون تعیین زمانهای مشخص و قطعی، از آن غافل شوید.
ماساژ ماهانه، ۳۰ دقیقه بازی در روز و… یا هر فعالیتی که برایتان لذتبخش است را در برنامه تان قرار بدهید. اختصاص زمانی به خودتان و کارهای موردِ علاقهتان باعث میشود انجام کارهای ضروری ناخوشایند آسانتر شود.
۳. به خودتان پاداش بدهید
درحالیکه مطابق با برنامه تان پیش میروید به خاطر تلاشی که میکنید به خودتان پاداش بدهید. مثلا پس از اتمام موفقیتآمیز فعالیتی در زمان معین، به عنوان جایزه خوراکیِ موردِ علاقهتان را به خودتان تقدیم و نوشِ جان کنید و از آن لذت ببرید. این حس خوب و لذتبخش به شما در ایجاد تغییرات رفتاری کمک میکند.
نمونه یک برنامه ریزی خوب برای زندگی
خیلی از ما دنبال نمونه یک برنامه ریزی خوب برای زندگی هستیم. چنین برنامهای چطور تهیه میشود؟ چه ضرورتهایی باید در چنین برنامهریزی رعایت شود؟
۱. داشتن چشمانداز و هداف شخصی
یک متن روشن واضح درباره اهداف زندگی خود بنویسید. بنویسید چه چیزی به شما احساس رضایت میدهد. برای مثال بنویسد: «میخواهم یک زندگی متعادل و شاد داشته باشم که در آن به طور مداوم رشد کنم، به دیگران کمک کنم و به اهداف شخصی و حرفهای خود برسم.»
۲. تعیین اهداف بلندمدت (۵ تا ۱۰ سال)
- حرفهای/شغلی: مسیر نهایی حرفهای خود یا تأثیری که میخواهید بگذارید را تعریف کنید. مثال: «میخواهم یک استودیو عکاسی بزنم.»
- رشد شخصی: به مهارتها یا سرگرمیهایی که میخواهید به تسلط برسید فکر کنید. مثال: «قصد دارم دو زبان جدید یاد بگیرم و ۵۰ کتاب بخوانم.»
- سلامت و تناسب اندام: نتایج مطلوب خود را در زمینه سلامت جسمی و روحی تعیین کنید. مثال: «سبک زندگی سالمی داشته باشم، نوشابه را حذف کنم و ورزش منظم و تمرینات ذهنآگاهی را پیگیری کنم.»
- خانواده و روابط: نوع روابط و زندگی خانوادگی که میخواهید را تعریف کنید. مثال: «روابط قوی و صمیمی با خانوادهام برقرار کنم و دوستیهای عمیقی را پرورش دهم.»
- ثبات مالی: اهداف مالی خود را مانند پسانداز برای بازنشستگی، خرید خانه یا راهاندازی کسبوکار تعیین کنید. مثال: «تا ۵ سال آینده ۵۰۰ میلیون تومان پسانداز و مقداری سرمایهگذاری داشته باشم.»
۳. تقسیم به اهداف میانمدت (۱ تا ۵ سال)
- حرفه/شغلی: مدرک یا گواهی کسب کنید، کسبوکاری راهاندازی کنید یا به دنبال ارتقاء شغلی باشید.
- رشد شخصی: دورههای آنلاین را بگذرانید، وبلاگنویسی را آغاز کنید یا در زمینهای که به آن علاقه دارید، کلاس بگذرانید.
- سلامت و تناسب اندام: ورزش منظم داشته باشید، رژیم غذایی متعادل را حفظ کنید یا تمرینات ذهنآگاهی و مدیتیشن انجام دهید.
- خانواده و روابط: فعالیتهای منظم برای تقویت روابط خود طراحی کنید. برای گسترش خانواده و ازدواج برنامه ریزی کنید.
- ثبات مالی: ۲۰٪ از درآمد خود را به پسانداز اختصاص دهید، بدهیها را تسویه کنید یا در داراییهای مختلف سرمایهگذاری کنید.
۴. برنامههای روزانه و هفتگی
- روتین صبحگاهی: ورزش کنید، مدیتیشن کنید، اهداف روزانه خود را تعیین کنید و چیزی الهامبخش بخوانید.
- برنامهریزی هفتگی: هر آخر هفته، موفقیتهای هفته گذشته را مرور کنید و برای هفته آینده هدفگذاری کنید. شامل زمان برای سلامت، روابط و یادگیری.
- خوداندیشی: به صورت روزانه به یادداشتبرداری یا مدیتیشن بپردازید تا سلامت عاطفی خود را پیگیری کرده و پیشرفتهای خود را بررسی کنید.
- تعادل کار و زندگی: برای کار و زمان شخصی مرزهایی تعیین کنید تا زمان برای استراحت، سرگرمیها و روابط فراهم شود.
۵. ارزیابی و تنظیمات منظم
- بررسی ماهانه: بررسی کنید که مسیر رسیدن به اهداف شما چطور پیش میرود؟ اقدامات و جدول زمانی را در صورت نیاز به روز کنید.
- مرور سالانه: دستاوردهای خود را در طول سال مرور کنید. نقاط نیازمند بهبود را بررسی و فرصتهای جدید برای رشد را شناسایی کنید.
۶. تمرکز بر رشد و انعطافپذیری
- پذیرش یادگیری: به طور مداوم به دنبال فرصتهایی برای یادگیری مهارتهای جدید باشید، چه در حرفهای و چه در زندگی شخصی.
- انعطافپذیری: زندگی تغییر میکند، درست مثل اهداف ما. آماده تغییر متناسب با زمان و نیازهای خود باشید.
نمونه جدول برنامه ریزی کارهای روزانه افراد موفق
در ادامه با هم نمونه نمونه جدول برنامه ریزی کارهای روزانه افراد موفق را مرور میکنیم.
زمان | فعالیت | جزئیات |
---|---|---|
۵:۰۰ صبح | بیدار شدن و روتین صبحگاهی | مدیتیشن، کشش و تمرین شکرگزاری. |
۵:۳۰ صبح | ورزش | ۳۰ تا ۶۰ دقیقه فعالیت بدنی (مثلاً دویدن، یوگا). |
۶:۳۰ صبح | صبحانه و برنامهریزی | صبحانه سالم و مرور اهداف/کارهای روزانه. |
۷:۰۰ صبح | کار متمرکز (کار عمیق) | تمرکز روی وظایف اولویتدار بدون حواسپرتی. |
۹:۰۰ صبح | استراحت | استراحت کوتاه (۱۰-۱۵ دقیقه) برای قهوه، کشش و غیره. |
۹:۱۵ صبح | ادامه کار متمرکز | ادامه کار روی وظایف مهم. |
۱۱:۰۰ صبح | بررسی سریع ایمیلها | پاسخگویی مختصر به ایمیلها یا پیامهای ضروری. |
۱۱:۳۰ صبح | کار خلاقانه/طوفان فکری | زمان برای ایدهپردازی، پروژههای خلاقانه یا حل مشکلات. |
۱۲:۳۰ ظهر | استراحت ناهار | غذای سالم و استراحت. |
۱۳:۰۰ بعدازظهر | شبکهسازی/جلسات | ارتباط با دیگران، شرکت در جلسات یا همکاری. |
۱۴:۳۰ بعدازظهر | کار متمرکز (کار عمیق) | ادامه کار بر روی وظایف یا پروژههای مهم. |
۱۶:۰۰ بعدازظهر | استراحت کوتاه | پیادهروی، استراحت یا خوردن میان وعده. |
۱۶:۱۵ بعدازظهر | کار اداری | رسیدگی به ایمیلها، کارهای اداری یا پروژههای جزئی. |
۱۷:۳۰ بعدازظهر | جمعبندی و بررسی | مرور روز، تنظیم کارهای فردا و تأمل. |
۱۸:۰۰ بعدازظهر | روتین عصرگاهی و استراحت | استراحت با خانواده، سرگرمیها، خواندن کتاب یا ریلکسیشن. |
۲۱:۳۰ شب | آمادهسازی برای خواب | آمادهسازی برای خواب با فعالیت آرام (مثل خواندن کتاب، نوشتن). |
۲۲:۰۰ شب | خواب | به خواب رفتن برای استراحت کامل. |
سلام
اختصاص زمان برای بالا بردن روحیهی شخصی، که میشه آنرا به انجام برنامههای معنوی تعبیر کرد، قسمتی از برنامهی زمانبندی شدهی منه.
از مقاله تان بسیار سود بردم،. ذخیره میکنم برای مراجعات مکرر.
سلام ناصر عزیز
خوشحالیم که این مقاله رو پسندیدین.🌹🙂
خیلی عالی و مختصر توضیح دادید من با اینکه بارها و بارها از برنامه ریزی استفاده کردم ولی هنوز هم به اون چیزی که میخواستم نرسیدم منظورم از مطالبی که گفتید نیست بارها کتابهای برنامه ریزی را میخوانم ولی هنوز هم به اون چیزی که خواستم نرسیدم ممنون از مطالب خوبتون
ممنون و سپاسگزارم. مفید بود و خوب نوشته شده بود.