امروزه مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها برای هدایت زیرمجموعه‌های خود از روش‌های مختلفی کمک می‌گیرند. یکی از این روش‌ها استفاده از شاخص okr است. اگر برایتان این سؤال پیش آمده است که okr چیست و چه مزایایی دارد، تا پایان این مقاله با چطور همراه شوید. در ادامه، هرآنچه را باید درباره okr و روش نوشتن آن بدانید توضیح می‌دهیم.
okr چیست؟
پیش از اینکه بخواهیم به این سؤال پاسخ بدهیم، باید بدانیم که okr مخفف چیست. این اصطلاح مخفف عبارت «Objectives and Key Results» به‌معنای «اهداف و نتایج کلیدی» است. این روش هدف‌گذاری به تیم‌ها و اعضای پروژه‌ها کمک می‌کند اهداف دشوار و چالش‌برانگیز خود را با نتایج قابل‌اندازه‌گیری هماهنگ کنند. شاخص okr در واقع روشی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت، ایجاد هماهنگی و تشویق مشارکت برای رسیدن به اهداف قابل‌اندازه‌گیری است.
فرقی نمی‌کند که مدیر اداره‌ای بزرگ باشید یا مهندس نرم‌افزار و مشاغلی مانند آن، به‌هرحال okrها به شما کمک می‌کنند برای کسب‌وکار خود چارچوبی مشخص کنید و از طریق آن به اهداف مهم خود دست یابید.
شاخص okr حتی در تعیین اهداف زندگی هم کاربرد دارد و به شما کمک می‌کند امور مختلف را اولویت‌بندی و برای رسیدن به اهداف مهم تلاش کنید.
اجزای اصلی okr چیست؟
okrها معمولا یک هدف اصلی و ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی دارند که در ادامه، این ۲ بخش را توضیح می‌دهیم.
۱. هدف کلیدی
هدف اصلی همان چیزی است که باید به آن برسید، نه بیشتر و نه کمتر. اهداف okr مهم، ملموس، اجرایی و در حالت ایدئال الهام‌بخش هستند. این هدف اگر به‌درستی طراحی و اجرا شود، شما را از سردرگمی و ناکارآمدی نجات می‌دهد. هدف شاخص okr باید چالش‌برانگیز و در عین حال هم‌سو با اهداف اصلی شرکت یا سازمان باشد.
۲. نتایج
بخش دوم شاخص okr به نتایج مهم و کلیدی مربوط می‌شود. در حقیقت نتایج مهم و کلیدی معیارهایی برای سنجش و اندازه‌گیری میزان پیشرفت شما در مسیر دستیابی به هدف اصلی هستند. okr مؤثر و کارآمد نتایجی مشخص، محدود به زمان و واقع‌بینانه دارد. یا شما به این نتایج می‌رسید یا نمی‌رسید. هیچ حد وسطی وجود ندارد. در پایان بازه‌های زمانی تعیین‌شده، بررسی‌های منظم انجام می‌شوند و نتایج کلیدی را تکمیل‌شده یا تکمیل‌نشده رتبه‌بندی می‌کنند.
تاریخچه okr
شاخص okr در واقع شکل پیشرفته‌تر «مدل مدیریت بر اساس هدف» (MBO) است که پیتر دراکر، نظریه‌پرداز بزرگ رشته مدیریت، ابداعش کرد. در سال ۱۹۶۸ میلادی، اندرو گرو بنیان‌گذار شرکت اینتل این مدل را اصلاح کرد تا نظریه okr پایه‌گذاری شود. در حقیقت نام اصلی مدلی که گرو ایجاد کرد «iMBOs» به‌معنای «مدیریت اینتل بر اساس اهداف تعیین‌شده» بود.
آنچه را امروزه به‌نام okr می‌شناسیم، جان دوئر (از مؤسسان اصلی شرکت گوگل) ابداع کرد. او که در نخستین روزهای تأسیس گوگل در این شرکت سمت مشاور را داشت، این روش را به سایر مؤسسان گوگل یعنی لری پیج، سرگی برین، مریسا مایر، سوزان وویچیکی و سالار کمانگر معرفی کرد. آموزش okr به هیئت‌مدیره گوگل نتیجه خوبی در پی داشت. آنها از این روش برای تعیین استراتژی و رسیدن به اهداف خود کمک گرفتند.
نمونه‌های okr چیست؟
okrها از ساده‌ترین ابزارهایی هستند که تقریبا در هر کسب‌وکاری کاربرد دارند. اجرای okr با نوشتن بیانیه‌ای عینی و شفاف شروع می‌شود که زمان‌بندی مناسبی دارد. پس از آن باید درباره نتایج کلیدی مدنظر تصمیم بگیرید.
مثلا در صنعت بازاریابی می‌توانید یک okr با هدف اطلاع‌رسانی درباره برند مدنظر در سال ۱۴۰۲ تنظیم کنید. نتایج کلیدی این هدف می‌توانند چنین مواردی باشند:
- به‌دست‌آوردن حداقل ۱۰هزار دنبال‌کننده جدید در اینستاگرام؛
- همکاری با ۱۵ اینفلوئنسر؛
- افزایش ۳درصدی نرخ تبدیل.
okr در صنعت هتل‌داری هم کاربرد دارد. مثلا می‌توانید هدف اصلی خود را کاهش مدت‌زمان انتظار مهمانان هتل به ۱۵ دقیقه و افزایش میزان رضایت آنها تعیین کنید. نتایج کلیدی آن هم می‌تواند این موارد باشد:
- پیاده‌سازی سیستم انتظار آنلاین؛
- ارائه فوری اطلاعات مربوط به زمان انتظار به مشتریان؛
- افزایش سرعت ارائه خدمات برای کاهش میانگین زمان انتظار.
در بخش منابع انسانی شرکت‌ها و سازمان‌ها ممکن است هدف okr ایجاد سیستم استخدام بهتر در عرض ۶ ماه با چنین نتایجی باشد:
- نظرسنجی از تمام کارمندان جدید درباره تجربه استخدام آنها؛
- تحقیق‌کردن درباره فرایند استخدام حداقل ۳ رقیب از رقبای مهم شرکت؛
- ملاقات با مدیران بخش‌های مختلف و دریافت بازخورد آنها درباره فرایند استخدام شرکت.
انواع okr
سازمان‌ها و شرکت‌ها با کمک okr می‌توانند برای خود اهدافی فوری تعریف کنند و به آنها برسند و درعین‌حال برای رویارویی با چالش‌های پیش روی خود آماده شوند. این چارچوب مدیریتی یکی از مطمئن‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای تعیین اهداف کسب‌وکار و سنجش میزان پیشرفت آن است. این شاخص بر اساس درجه اهمیتی که دارد به ۳ دسته کلی تقسیم می‌شود.
۱. okr تعهدشده یا الزام‌آور
این دسته از okrها نتایجی واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی دارند. این نوع چارچوب مدیریتی مهم‌ترین اهداف شرکت یا سازمان را شامل می‌شود. تمام اعضای شرکت و هیئت‌مدیره با رسیدن به این اهداف موافق‌اند و منابع موجود صرف رسیدن به آنها می‌شود.
۲. okr آرمانی
okrهای آرمانی اهداف بلندپروازانه و جاه‌طلبانه‌ای دارند که به‌احتمال زیاد به آنها نخواهید رسید. تابه‌حال هیچ‌کس به اهداف این okr نرسیده و همین مسئله رسیدن به آن را دشوار می‌کند. بااین‌حال، هیچ چیزی غیرممکن نیست. شاید رسیدن به اهداف این okr به زمان بیشتری نیاز داشته باشد، اما تعامل میان کارکنان و تلاش آنها برای فردایی بهتر را ممکن می‌سازد.
۳. okr آموزشی
این نوع okr برای مواقعی کاربرد دارد که یادگیری چیزهای جدید مهم‌ترین نتیجه مدنظر شرکت یا سازمان باشد. اگر تیمی کاری نمی‌داند که چگونه به مسیر خود ادامه دهد، okr آموزشی به کمکش می‌آید. برای نوشتن این نوع okr باید به یک سؤال مهم پاسخ دهید: «مهم‌ترین چیزی که می‌خواهید ظرف ۹۰ روز آتی یاد بگیرید چیست؟» نتایج کلیدی این چارچوب می‌تواند یک okr الزام‌آور یا آرمانی دیگر باشد.
مزایای okr چیست؟
جان دوئر، نویسنده کتاب okr با عنوان «سنجش آنچه مهم است»، در سال ۲۰۱۸ طی مصاحبه‌ای با «مجله کسب‌وکار هاروارد» مزایای okrها را تشریح کرد. به‌عقیده او، این روش ۵ مزیت مهم دارد و با ارائه تعریفی مشخص از اهداف، پیگیری آنها و سنجش نتایج به‌دست‌آمده به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به اهداف مهم خود دست یابند.
۱. افزایش تمرکز بر اهداف تعیین‌شده
به‌عقیده دوئر، نویسنده کتاب okr، نباید بیش از ۷ okr تنظیم کنید. در واقع ۳ تا ۴ okr برای هر شرکت یا سازمان مناسب است. استفاده از این تعداد اندک سبب افزایش تمرکز بر اهداف تعیین‌شده می‌شود. زمانی که تعداد اهداف کمتر باشد، اولویت‌بندی امور، تصمیم‌گیری برای رسیدن به اهداف مهم‌تر و پایبندی به جدول زمانی مشخص‌شده ساده‌تر خواهد بود.
۲. هماهنگی میان بخش‌های مختلف
بسیاری از شرکت‌ها برای هماهنگی بخش‌های مختلف خود نوشتن okr را شروع می‌کنند. با به‌کارگیری این روش، همه روی چشم‌انداز تعیین‌شده و نتایج حاصل از آن سرمایه‌گذاری می‌کنند. در حقیقت به‌جای اینکه هر بخش از شرکت در حوزه‌های جداگانه یا جهات مختلف کار کند، همه با انسجام بیشتر به‌سمت اهداف اصلی پیش می‌روند. در این شرایط، احتمال موفقیت شرکت بیشتر می‌شود.
۳. ایجاد تعهد
ایجاد چارچوبی هماهنگ و متمرکز نیازمند تعهدی است که از مقامات بالاتر در شرکت شروع می‌شود. برای اینکه هریک از اعضای تیم بتواند میزان پیشرفت امور را بررسی کند، نقاط عطف مهم را دریابد و انتظارات را برآورده سازد، باید پاسخ‌گویی و شفافیت وجود داشته باشند. وجود یک okr صحیح لازمه این مسئله است.
۴. پیگیری بهتر
سنجش okrها به‌کمک معیارهای تعیین‌شده در نتایج کلیدی آنها کار ساده‌ای است. برگزاری جلسات منظم هفتگی برای بررسی میزان پیشرفت‌ها و رفع هرگونه مشکل احتمالی به هماهنگی بیشتر میان بخش‌های مختلف شرکت کمک می‌کند.
۵. تلاش بیشتر
هدف از okrها، به‌ویژه آنهایی که اهداف کششی دارند، این است که کسب‌وکارها اهداف چالش‌برانگیزی را تعیین کنند که احتمال رسیدن به آنها اندک است. در این حالت، نرسیدن به اهداف تعیین‌شده اشکالی ندارد. مهم این است که شرکت‌ها با گذشت زمان، نتایج قبلی را ادامه دهند و روز‌به‌روز بیشتر پیشرفت کنند.
چگونه okr بنویسیم؟
یکی از ویژگی‌هایی که باعث جذابیت و تأثیرگذاری okr می‌شود این است که انعطاف‌‌پذیری زیادی دارد. این چارچوب نتیجه جلسات هیئت‌مدیره شرکت پشت درهای بسته نیست، بلکه تمام کارکنان می‌توانند درباره اهداف و روش‌های رسیدن به آن نظر بدهند. بنابراین با موفقیت okr تمام کارکنان شرکت موفق شده‌اند. برای نوشتن okr مؤثر باید به ۶ نکته مهم توجه کنید که آنها را در ادامه مطرح کرده‌ایم.
۱. چشم‌انداز شرکت را درک کنید
نوشتن بهترین okr زمانی ممکن می‌شود که شما از سند چشم‌انداز شرکت درک کاملی داشته باشید. وقتی اهداف مهم و بزرگ شرکت را می‌دانید، می‌توانید برای رسیدن به آنها مأموریت‌های اجرایی کوچک‌تری تعیین کنید.
۲. ابزارهای مناسب را انتخاب کنید
نوشتن okr را پروژه‌ای بدانید که برای ایده‌پردازی، نظارت بر پیشرفت و دستیابی به نتایج به ابزارهای مناسبی نیاز دارد. این ابزارها ممکن است تخته وایت‌برد، کتابخانه هدف، راهکارهای مدیریتی و حتی اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه باشند.
۳. از تمام اعضای تیم کمک بگیرید
okr نباید توسط یک فرد یا گروهی از افراد خارج از تیم نوشته شود، چون تمام اجزای این چارچوب باید متناسب با هم باشند. درنتیجه برای نوشتن okr از تمام اعضا مشارکت بخواهید تا همه با آن هم‌سو شوند و در یک جهت گام بردارند.
۴. ابتدا اهداف مدنظر را بنویسید
احتمالا هنگام نوشتن okr وسوسه شوید تا در همان ابتدا نتایج کلیدی را بنویسید. معمولا نوشتن این نتایج ساده‌تر است، اما تعیین چارچوب مؤثر بدون مشخص‌شدن هدف امکان ندارد.
اهداف مدنظر خود را در قالب یک یا چند جمله با توضیحاتی مختصر بنویسید. این اهداف باید چالش‌برانگیز باشند تا شرکت را به‌سمت پیشرفت سوق دهند.
۵. نتایج کلیدی را تعیین کنید
نتایج کلیدی معیارهایی هستند که به سنجش میزان پیشرفت شما کمک می‌کنند. بنابراین نتایجی قابل‌اندازه‌گیری و مرتبط با هدف تعیین کنید.
۶. ابتکارات هم اهمیت دارند
هنگام نوشتن okr، بخشی را هم به ابتکارات اختصاص بدهید. این ابتکارات ممکن است در طول مسیر خود را نشان بدهند. مثلا ممکن است در شرایطی بهترین کار این باشد که تیم دورکاری کند و این فکر با رخ‌دادن اتفاقاتی در طول مسیر به ذهن شما برسد.
شما بگویید
okrها از ابزارهای مدیریتی مؤثرند. نوشتن این چارچوب‌های کلی نه‌تنها برای اداره شرکت‌ها مفید است، بلکه می‌تواند شما را در رسیدن به اهداف زندگی شخصی نیز یاری کند. okr خوب مسیر درست را به شما نشان می‌دهد و سنجش میزان پیشرفت در طول این مسیر را ساده‌تر می‌کند. با وجود چنین چارچوبی می‌توانید نواقص خود را هم ارزیابی و برای اصلاح آنها تلاش کنید.
به‌نظر شما okr در چه مسائل دیگری کاربرد دارد؟ آیا شما تاکنون از این روش مدیریتی استفاده کرده‌اید؟
منابع دیگر: whatmatters و forbes
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
