انتخاب فرایند تصمیمگیری به نوبهی خود یک معماست. اینکه تصمیم بگیرید از کدام فرایند تصمیمگیری استفاده کنید میتواند خیلی از انتخابهای شما را تحتالشعاع قرار بدهد. گاهی اوقات باید آستینها را بالا بزنید و تصمیم بگیرید کدام کارها را باید به تنهایی انجام بدهید و گاهی اوقات بهتر است تصمیم به صورت گروهی اتخاذ شود. اما چطور متوجه میشوید باید کدام رویکرد را انتخاب کنید؟
یکی از وظایف اصلی مدیر، اتخاذ تصمیمات خوب است. برای رسیدن به تصمیم خوب، ابتدا باید بدانید مؤثرترین و بهترین روش تصمیمگیری کدام است.
مدل تصمیمگیری وُروم-یتون-جاگو، چارچوب مفیدی را برای مشخص کردن بهترین سبک رهبری برای موقعیتی که در حال حاضر در آن قرار دارید به شما ارائه میدهد.
این مدل اولین بار توسط ویکتور وُروم (Victor Vroom) و فیلیپ یتون (Philip Yetton) در سال ۱۹۷۳ و در کتابی تحت عنوان «Leadership and Decision Making» مطرح شد. بعدها، در سال ۱۹۸۸ وُروم و آرتور جاگو (Arthur Jago)، سیستم تصمیمگیری درختی را با کمک سیستمی تخصصی که بر پایهی ریاضی بود، جایگزین مدل ابتدایی کردند. به همین دلیل گاهی این مدل را با نامهای وُروم-یتون، وُروم-جاگو و وُروم-یتون-جاگو میبینید.
شناخت این مدل
وقتی موافقت تیم برای رسیدن به نتیجهای خوب بالاترین اهمیت را دارد، نمیتوانید مستبد عمل کنید و تصمیمات خودسرانه بگیرید و البته همیشه هم صحیح نیست که افراد تیم را در تمامی تصمیمات دخالت دهید چون با این کار استفادهی نادرستی از زمان و منابع میکنید. این بدین معناست که باید سبک مدیریتی خود را با موقعیتهای مختلف و تصمیماتی که باید اتخاذ شوند هماهنگ کنید. گاهی اوقات سبکهای مدیریتی استبدادی جوابگو هستند و گاهی سبکهای مشارکتی و گاهی هم بهترین گزینه این است که هر دو سبک را با هم ترکیب کنید.
وقتی میخواهید تصمیمی اتخاذ کنید، سه عامل اصلی بر سبک رهبریتان و درجهی مشارکتی که از افراد تیم نیاز دارید، تأثیر میگذارند:
- کیفیت تصمیم: رسیدن به راهحل مناسب چقدر اهمیت دارد؟ هر چقدر با کیفیت بودن تصمیم، اهمیت بیشتری داشته باشد، باید افراد بیشتری را در آن دخالت دهید.
- تعهدات افراد تیم: چقدر اهمیت دارد که افراد تیمتان و دیگران تصمیم شما را بپذیرند؟ وقتی شما نیازمند تأیید افراد تیمتان هستید باید سطح مشارکت افراد را افزایش بدهید.
- محدودیتهای زمانی: برای تصمیمگیری چقدر زمان دارید؟ هر چقدر زمان بیشتری داشته باشید، فرصت این را دارید که افراد بیشتری را وارد این فرایند کنید. میتوانید از فرصتی که تصمیمگیری در اختیارتان قرار داده برای ساختن تیم استفاده کنید.
فرایندهای رهبری خاص
اینکه این عوامل چطور بر شما تأثیر میگذارند، کمک میکند تا بهترین سبک رهبری را برای تصمیمگیری مشخص کنید. مدل تصمیمگیریِ وُروم-جاگو ۳ سبک مدیریتی و ۵ فرایند متفاوت در تصمیمگیری را که میتوانید از آنها استفاده کنید در اختیار شما قرار میدهد.
سبک استبدادی
شما خودتان تصمیم را اتخاذ میکنید و بعد دیگران را در جریان قرار میدهید. دو فرآیند مجزا برای تصمیمگیری در سبک مدیریت استبدادی وجود دارند:
استبدادی(A۱): وقتی از اطلاعاتی که از قبل دارید در تصمیمگیری استفاده میکنید.
استبدادی(A۲): بعضی از اطلاعات را از اعضای تیمتان میپرسید و بعد از اینکه در جریان آن اطلاعات قرار گرفتید، تصمیمتان را اتخاذ میکنید. شما در این مرحله به آنها نمیگویید به چه دلیل به آن اطلاعات نیاز دارید.
سبک مشاورهای
اطلاعات را از اعضای تیم و دیگر افراد به دست میآورید و بعد تصمیمگیری میکنید.
مشاورهای(C۱): اعضای تیم را از کاری که در حال انجامش هستید مطلع میکنید و نظر آنها را به صورت انفرادی جویا میشوید. در این فرآیند، شما از بحث گروهی استفاده نمیکنید. این خود شما هستید که تصمیم را اتخاذ میکنید.
مشاورهای(C۲): شما مسئول تصمیمگیری هستید ولی گروهی را دور هم جمع میکنید تا در مورد موقعیت مورد نظر بحث کنند. نظرات و دیدگاههای آنها را میشنوید و از آنها درخواست میکنید پیشنهادهایشان را مطرح کنند.
سبک مشارکتی
شما و تیمتان با هم کار میکنید تا به اجماع برسید.
مشارکتی (G۲): همهی اعضای تیم با هم تصمیم را اتخاذ میکنند. نقش شما فقط این است که این فرآیند را تسهیل کنید و به تیم کمک کنید تا در نهایت به تصمیمی برسند که همگی با آن موافق هستند.
این یک مدل مفید ولی تقریبا پیچیده، طولانی و خستهکننده است. بهتر است از آن در موقعیتهای جدید یا موقعیتهایی استفاده کنید که شرایطی غیرعادی بر آنها حاکم است. وقتی از آن استفاده میکنید، فورا حس میکنید که بهتر است در موقعیتهای عادیتر از رویکرد بهتری استفاده کنید.
برای اینکه متوجه شویم کدام یک از این سبکها و فرایندها برای ما مناسب است، یک سری سؤالات با پاسخ بله/خیر وجود دارند که باید در مورد موقعیت موجود از خودتان بپرسید و بر اساس پاسخهایی که میدهید درخت تصمیمگیری را بسازید. در کل هفت گزینه وجود دارند که به شرح زیر هستند:
- آیا کیفیت فنی تصمیم خیلی مهم است؟ به عبارت دیگر، آیا شکست عواقب سنگینی دارد؟
- آیا نتیجهی موفقیتآمیز به تعهد اعضای تیم نسبت به تصمیم بستگی دارد؟ آیا راهحل باید توسط همه پذیرفته شود تا بتوان آن را به مرحلهی اجرا درآورد؟
- آیا به تنهایی اطلاعات کافی برای اتخاذ تصمیم در اختیار دارید؟
- آیا مشکل ساختار مناسبی دارد و به شما اجازه میدهد مواردی که باید مورد توجه قرار گیرند و مواردی که به تصمیم خوب منجر میشوند را شناسایی کنید؟
- آیا مطمئن هستید اگر به تنهایی تصمیم بگیرید، اعضای تیم تصمیم شما را خواهند پذیرفت؟
- آیا اهداف تیم با اهدافی که سازمان برای تعریف راهحل موفق ارائه داده در یک راستا قرار دارند؟
- آیا اعضای تیم در تصمیمگیری برای انتخاب بهترین راهحل با هم اختلاف پیدا خواهند کرد؟
با استفاده از شکل زیر، پاسخهای خود را در درخت تصمیم قرار دهید تا بتوانید بهترین فرایند تصمیمگیری را برای شرایطی که در آن قرار دارید شناسایی کنید. البته به یاد داشته باشید که همیشه هم مجبور به انجام این کار نیستید.
در کل، سبک مشاورهای یا مشارکتی زمانی مناسب است که:
- برای حل مسئله به اطلاعات دیگران نیاز داشته باشید.
- توصیف مشکل واضح نباشد.
- پذیرش تصمیم از طرف اعضای تیم مهم باشد.
- وقت کافی برای مدیریت تصمیم گروهی داشته باشید.
سبک استبدادی، زمانی مناسب است که:
- شما بیشتر از بقیه در موضوع مورد نظر تخصص داشته باشید.
- مطمئن باشید که میتوانید به تنهایی از پس موقعیت بربیایید.
- اعضای تیم تصمیم شما را بپذیرند.
- وقت کافی نداشته باشید.
این مدل ملاحظات مهمی را نادیده میگیرد و ساختاربدون انعطاف آن نشان میدهد که به عواطف و احساسات، پویایی گروه و پیچیدگی وظایف توجهی نشده است. همچنین این ۷ سؤال غیردقیق نیز (به عنوان نمونه سؤالهای مربوط به کیفیت و اهمیت) بر ابهام استفاده از آن میافزاید؛ چرا که پاسخهای قاطعانهی بله یا نه به چنین سؤالاتی میتواند بسیار دشوار باشد.
