شاخص کلیدی عملکرد یا KPI گرچه به‌عنوان مترومعیاری خوداتکا سنگ محک خوبی برای سنجش کمیت و کیفیت عملکرد است، پیوند روشنی با بافتار یا سمت‌وسوی حرکت گروه کاری ندارد. سنجه‌ای دیگر به‌نام OKR یا «اهداف و نتایج کلیدی» قادر است پیوند مستحکم‌تری با مسیر پیشبرد اهداف برقرار کند. در این سنجه، «اهداف» توصیفگر چیزی هستند که می‌خواهیم به آن دست یابیم و «نتایج کلیدی» هم چندوچون پیشبرد اهداف را تبیین می‌کنند. در این مقاله می‌خواهیم با تعاریف شاخص کلیدی عملکرد و اهداف و نتایج کلیدی آشنا شویم و از تفاوت KPI و OKR بگوییم.
مقایسه شاخص کلیدی عملکرد با اهداف و نتایج کلیدی
بیشتر سازمان‌ها با مفهوم شاخص کلیدی عملکرد یا همان KPI آشنا هستند. KPIها سنجه‌های مناسبی‌اند، اما ماهیتی خوداتکا و منفرد دارند و نمی‌توانند زمینه و سمت‌وسوی حرکت گروه کاری را تبیین و تشریح کنند.
از سوی دیگر، اهداف و نتایج کلیدی یا همان OKRها پیوند روشنی با بافتار و سمت‌وسوی حرکت تیم دارند. از این رو برخی از کارشناسان به این شاخص‌ها «KPIهای دارای روح» می‌گویند. در مقام مقایسه، شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌دلیل ماهیت سنجش‌پذیر خود بسیار راهگشایند و به همین دلیل نباید آنها را در برابر OKRها بگذاریم و بهتر است این دو شاخص را مکمل هم بدانیم.
نمونه‌ای از KPI
فرض کنیم گردانندگان موزه‌ای می‌خواهند چند شاخص کلیدی عملکرد برای خود تنظیم کنند. آنها «میزان بازدید» و «مجموع مبالغ حاصل از فروش بلیت یا کمک‌های مالی» را در قالب ۲ KPI در نظر می‌گیرند. بنابراین در پایان هر ماه می‌توانند داده‌های مرتبط با تعداد بازدیدکنندگان و مجموع درآمد را در اختیار داشته باشند.
نمونه‌ای از OKR
در همین مثال موزه، فرض کنیم که گردانندگان موزه می‌خواهند به‌جای KPI سراغ OKR بروند تا پیوندهای خود با جامعه را محکم‌تر کنند. بنابراین تا اینجا هدف (Objective) مشخص شده است و باید سراغ KR برویم. حالا چگونه می‌خواهند بفهمند که در دستیابی به هدف خود موفق بوده‌اند یا نه؟ برای پاسخ به این پرسش می‌توانند ۲ نتیجه کلیدی را تعریف کنند:
- افزایش ۳۰درصدی تعداد بازدیدکنندگان ماهانه طی ۳ ماه آینده؛
- میزبانی از رویدادهای اجتماعی با هدف جذب حامیان مالی جدید.
تفاوت KPI و OKR چیست؟
برخلاف KPIها، OKRها می‌توانند سرنخ‌هایی برای پیشبرد امور در اختیار شما بگذارد. در مثال موزه دیدیم که با استفاده از OKR هم می‌توان هدف مطلوب و هم نحوه تحقق آن را تبیین کرد. به بیان دیگر، در OKR این اهداف تحول‌محور (Objectives) می‌توانند با سنجه‌ها و نتایج کلیدی (Key Results) گره بخورند.
این در حالی است که KPIها سنجه‌هایی خوداتکا و مستقل‌اند که قادر به تشریح مسیر پیشرفت نیستند. KPIها بیش از همه بر «وضعیت مانا» تکیه دارند، در حالی که OKRها کمک می‌کنند چرخ‌های سازمان در راستای دستیابی به اهداف به حرکت درآیند.
KPI بهتر است یا OKR؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها از جنس معیار و سنجه‌اند، اما OKRها را می‌توان روشی برای هدف‌گذاری نظام‌مند قلمداد کرد. بنابراین در مقام مقایسه نمی‌توان گفت که کدام‌یک از دیگری بهتر است. به بیان دیگر، این دو معیار و روش بیش از آنکه مقابل هم باشند، مکمل یکدیگرند.
مثلا فرض کنید شرکتی علاقه دارد وب‌سایت اطلاع‌رسانی‌اش دست‌کم آپ‌تایم (Uptime) ۹۹درصدی داشته باشد، یعنی در ۹۹درصد موارد برای کاربران در دسترس باشد و دچار قطعی نشود. این معیار و پایبندی به آن سنجه‌ای حیاتی برای شرکت است و می‌توان آن را یک KPI دانست. بااین‌حال KPIها هرقدر هم که حیاتی باشند، قادر نیستند OKRهای خوبی را بسازند. در همین مثال، آپ‌تایم ۹۹درصدی گرچه امری ضروری است، سبب تغییر سازنده‌ای نمی‌شود.
چرا احتمال دارد KPIها در تحقق اهداف ناکام بمانند؟
دلایل بسیاری برای شکست احتمالی شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود دارد که در ادامه برخی از آنها را مطرح می‌کنیم.
۱. تعداد بسیار زیاد
بسیاری از گروه‌های کاری بیش از آنچه باید معیار برای سنجش عملکرد خود تعریف می‌کنند و در میان انبوهی از معیارها، از سنجه‌های حیاتی‌تر و تحول‌آفرین غافل می‌شوند.
۲. سطح بسیار بالا
گاهی اوقات سطح KPIهای تعریف‌شده از سطح عملکرد گروه کاری بسیار فراتر است و واقع‌بینانه نیست.
۳. پایش و اندازه‌گیری ضعیف
گاهی اوقات هم علاوه بر آنکه معیارهای مناسبی برای سنجش عملکرد تعریف نشده‌اند، رهگیری‌ها و اندازه‌گیری‌ها هم چندان با دقت انجام نمی‌شوند.
۴. محدودشدن KPI به علامت‌زدن چند گزینه
اگر KPIها فقط با هدف خالی‌نماندن عریضه تعریف شوند و واقعا عملکرد گروه کاری را نسنجند، سازمان را در تحقق اهداف خود ناکام می‌گذارند.
آیا می‌توان هم‌زمان از KPI و OKR استفاده کرد؟
پاسخ مثبت است. از KPIها می‌توان برای صحت‌سنجی عملکرد کسب‌وکار بهره جست و OKRها هم نقاط عطف و نقشه راه موفقیت را در اختیار مدیران بگذارند.
اشتباه‌های رایج هنگام تعریف و به‌کارگیری KPIها
- باید بدانید که KPIها معیارهایی مستقل و خوداتکا هستند و تنها برای سنجش آنچه رخ داده یا در حال وقوع است، راهگشایند.
- گاهی اوقات شاخص‌های کلیدی تعریف‌شده به‌جای آنکه پیش‌نگر باشند، پس‌نگرند. مثلا رؤسای دانشگاهی تصمیم می‌گیرند در سال تحصیلی جدید ۲۵۰۰ دانشجو جذب کنند. این یک KPI متعارف است. بااین‌حال بهتر است که به‌جای تعریف موارد ثبت‌نامی تازه، نسبت داوطلبان ثبت‌نام در دانشگاه به تعداد صندلی‌های آن اندازه‌گیری شود تا رؤسای دانشگاه دریابند که گنجایش پذیرش دانشجوی جدید چقدر است. آیا برابر ۲۵۰۰ نفر است یا حتی فراتر از آن است؟ شاخص کلیدی عملکرد اگر به‌درستی تعریف شود علاوه بر هدف، سرنخی از چگونگی تحقق آن هم در اختیار می‌گذارد.
- گاهی اوقات هم KPIها در تعریف به بیراهه می‌روند و برای پایش هدف دیگری تبیین می‌شوند.
اشتباه‌های رایج هنگام تعریف و به‌کارگیری OKRها
- محدودسازی دامنه چشم‌انداز به سنجه‌های تعریف‌شده؛ تعریف اهداف منفرد و مجزا از روح حاکم بر گروه کاری ممکن است تمرکز را بیش از همه بر اعداد معطوف کند. در حالی که اهداف قرار است سمت‌وسوی حرکت تیم را هم ترسیم کنند. بنابراین همواره اهداف را در کنار نتایج کلیدی سنجش‌پذیر بنشانید و از دریچه لنزی عریض با دامنه دید وسیع آنها را پایش کنید.
- قائل‌نشدن تمایز میان OKRهای الزامی و بلندپروازانه.
- تعریف OKRهای پیش‌پاافتاده.
- تعریف OKRهای رؤیایی.
- تعریف اهداف کم‌ارزش.
سخن پایانی
در این مقاله خواندیم که تفاوت OKR و KPI چیست، این دو شاخص به‌رغم تفاوت‌ها در تعریف و کاربرد، مکمل یکدیگرند و هر دو می‌توانند سازمان‌ها را در دستیابی به اهداف خود یاری دهند.
اگر شما هم در سازمان، محل کار یا حوزه فعالیت‌های شخصی خود دست به تعریف انواع شاخص‌های ارزیابی عملکرد زده‌اید، تجربه خود از تعریف این سنجه‌ها و نحوه پایبندی به آنها را با ما و دیگر مخاطبان چطور در میان بگذارید.
