مشکلی دارید که می‌خواهید در موردش صحبت کنید، اما رئیس‌تان همیشه مشغول به نظر می‌رسد. پس سکوت اختیار می‌کنید و امیدوارید که مشکل حل شود. از سوی دیگر، به عنوان مدیر، مطمئن نیستید که چطور با یک عضو خجالتی تیم صحبت کنید؛ بدون اینکه باعث ایجاد نگرانی غیرضروری در او شوید.
شاید جلسات تک به تک را کاری طاقت‌فرسا، اتلاف زمان ارزشمند یا حتی تجربه‌ای صرفا ناخوشایند بدانید. اما جلسات منظم و مؤثر بین مدیران و اعضای تیم‌شان هم برای تک‌تک افراد و هم کل تیم، ضروری است.
جلسات تک به تک می‌تواند به شما کمک کند تا اهداف تیم‌تان را مشخص کنید، افراد را راهنمایی و هدایت کنید و حوزه‌هایی را که می‌توانند در آن پیشرفت داشته باشند، شناسایی کنید. جلسات منظم همچنین به شما کمک می‌کند تا شکاف بین خود و تیم‌تان را پر کنید. این کار باعث تقویت روابط درون تیم‌تان می‌شود و محیطی هماهنگ‌تر و باانگیزه‌تر فراهم می‌کند.
این مقاله به این مسائل و مزایای بالقوه‌ی دیگرِ جلسات تک به تک و نیز آسیب‌های خودداری از آنها می‌پردازد. همچنین بررسی می‌کند که چگونه این جلسات می‌تواند واقعا کاربردی باشد. در پایان نیز، ۵ گام ساده که کمک می‌کند تا جلسات تک به تک بعدی‌تان را بهتر بسازید، معرفی می‌کند.
مزایای جلسات تک به تک
طبق مدل بلیک موتون، مؤثرترین رهبران برای وظایف و افراد، به‌صورت برابری ارزش قائل هستند. آنها به اهداف تیم‌شان متعهدند و اعضای تیم خود را نیز به این کار تشویق می‌کنند. به طور همزمان، آنها هر کاری که نیاز باشد انجام می‌دهند تا از علایق افرادشان حفاظت کنند. این کار شاید شامل کمک به تیم‌تان برای کنار آمدن با مسائل، اطمینان از احساس خوشحالی در محیط کار و صرف زمان برای برقراری ارتباط با آنها باشد.
اما شما فقط زمانی که اعضای تیم‌تان را بشناسید می‌توانید به آنها کمک کنید تا از ظرفیت‌ها و توانایی‌های خود به طور کامل استفاده کنند و به اهداف‌شان برسند. بهترین راه برای این کار، داشتن جلسات منظم، ساختارمند و تک به تک با هر کدام از اعضای تیم است. این کار به شما اجازه می‌دهد تا آنها را متمرکز بر روی اهداف‌شان نگه دارید و به آنها کمک می‌کند تا سهم خود در «تصویر بزرگ‌تر» را درک کنند.
این جلسات منظم به تیم‌تان فرصتی می‌دهد تا مسائل را با شما در میان بگذارند یا سؤالات خود را مطرح کنند. همچنین باعث پرورش روحیه صداقت و صراحت تیم می‌شود. این محیط قابل‌اعتماد اجازه می‌دهد تا افراد به طور مؤثر بازخورد دهند و بازخورد دریافت کنند و حوزه‌هایی را آشکار می‌کند که نیازمند یا خواهان آموزش و توسعه فردی است.
توصیه:
جلسه تک به تک فرصتی عالی برای به کارگیری تئوری مسیر-هدف است. این نظریه به مدیران کمک می‌کند تا سبک رهبری خود را براساس نیازها و خواسته‌های مشخص تیم‌شان و موقعیت کنونی‌شان (مثل روابط تیمی، شرح شغل، حجم کاری تکراری یا پیچیده) برگزینند. استفاده از این ابزار به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که چند وقت یک‌بار باید جلسات تک به تک با اعضای تیم‌تان داشته باشید.
خطرات نداشتن جلسات تک به تک
زمانی که بازخوردتان در مورد عملکرد اعضای تیم را برای بررسی‌های عملکرد رسمی که به ندرت برگزار می‌شوند نگه می‌دارید، احتمالا برای اثرگذاری بسیار دیر است و شاید حتی باعث بی انگیزگی فرد شود.
اگر شما بازخورد منظم فراهم کنید، طرف مقابل احتمالا انگیزه بیشتری خواهد داشت؛ حتی اگر بازخورد منفی باشد. اگر چنین بازخوردی را با حساسیت بیان کنید، می‌تواند سکوی پرشی برای عملکرد بهتر باشد.
با این حال، بدون جلسات تک به تک منظم، شاید بررسی کیفیت کار اعضای تیم و درنتیجه فرصت‌های رشد و توسعه فراموش شوند. سایر مشکلات محیط کار مثل مشاجره‌ها یا اشتباهات تیمی نیز احتمالا نادیده گرفته می‌شود. نتیجه می‌تواند غافلگیری ناخوشایند برای شما به عنوان مدیر و مسئول عملکرد تیم باشد، مخصوصا اگر چیزی از کنترل شما خارج شده باشد.
اگر چنین اتفاقی بیفتد، رابطه‌ی شما با تیم‌تان خراب می‌شود و هر اعتمادی که تا به حال ایجاد کرده بودید، از بین می‌رود. افراد شاید حتی تصمیم به ترک شغل گیرند، چون شما سریع و کامل با مسائل برخورد نکرده‌اید.
حتی زمانی که هیچ احساس بدی بین شما و تیم‌تان وجود ندارد، اگر جلسات منظم با افراد نداشته باشید، احتمالا متوجه می‌شوید که بر مکالمات گذشته، فرصت‌های از دست رفته یا ایمیل‌های گیج‌کننده و زمانبر برای به اطلاع‌رسانی‌ها تکیه می‌کنید. احتمالا بهره وری هر فرد تحت تأثیر قرار می‌گیرد و ممکن است افراد دچار اشتباه شوند، چون ایده‌ای در مورد تصویر کلی ندارند.
توصیه:
به یاد داشته باشید که بازخورد نباید یک‌سویه باشد. اعضای تیم احتمالا چیزهای با‌ارزشی برای گفتن در مورد نحوه‌ی مدیریت تیم دارند، که می‌تواند در مورد چگونگی عمل کردن به عنوان یک واحد و یا راهکارهای ممکن باشد. زمانی را به گوش دادن به اعضای تیم‌تان و آنچه می‌خواهند بگویند، اختصاص دهید. به هر حال، آنها در خط مقدم قرار دارند و احتمالا مشکلات و راهکارهای عملی برای آنها را پیدا می‌کنند.
چطور یک جلسه‌ی تک به تک عالی داشته باشیم؟
۵ عنصر کلیدی برای ایجاد یک جلسه‌ی تک به تک عالی وجود دارد.
۱. مکان صحیح
بهترین مکان برای یک جلسه‌ی تک به تک، مکانی «خنثی» است. فراخواندن یک عضو جدید تیم به دفترتان شاید باعث شود او فکر کند که کار اشتباهی انجام داده است، حتی اگر همکارانش بدانند که شما فقط یک جلسه‌ی پیگیری غیررسمی با وی خواهید داشت. بودن در دفتر رئیس همچنین ممکن است مانع از این شود که او مسائل یا نگرانی‌هایش را راحت مطرح کند.
مکان جلسه‌ای فراهم کنید که هر دو طرف در آن احساس راحتی کنید. اگر زمان و شرایط اجازه می‌دهد، حتی می‌توانید برای قهوه خوردن به بیرون بروید.
با این حال به یاد داشته باشید که رازداری کلید اعتمادسازی با تیم‌تان است. اگر قرار است بازخوردی منفی بدهید یا مشکلات شخصی مورد بحث قرار گیرد، باید آن را در جایی خصوصی و بدون مزاحمت انجام دهید.
اگر تیمی را از راه دور مدیریت می‌کنید، شاید امکان جلسات تک به تک حضوری وجود نداشته باشد. در مقابل، شاید مجبور شوید که تلفنی یا به صورت آنلاین جلسه بگذارید. با این حال، مطمئن شوید که همانند جلسات رو در رو، امکان شنیدن مکالمه‌ی شما برای افراد دیگر وجود نداشته باشد. و به یاد داشته باشید که جلسات تک به تک برای افرادی که ارتباط منظم با بقیه‌ی تیم ندارند باارزش‌تر است، پس برای حل نگرانی‌ها و پییگری رشد و توسعه زمان کافی بگذارید.
۲. زمان صحیح
به برگزاری منظم جلسات تک به تک متعهد و پایبند باشید. چه جلسات هفتگی است و چه دو هفته یک بار، تاریخ را در تقویم خود یادداشت کنید و اینکه فقط در شرایط بسیار خاص امکان تغییر آن وجود داشته باشد (اگر تیم مجازی‌تان در نقاط مختلف جهان است، به اختلاف ساعت دقت کنید). وقتی نشان دهید که این جلسات برای شما مهم است، تیم‌تان نیز آن را جدی می‌گیرد و به خوبی برایش آماده می شود.
۳. محتوای صحیح
باید تمام آنچه که هر دو طرف نیاز دارند، در جلسه مطرح شود و فقط به همان موضوعات پرداخته شود. بسته به دستور جلسه‌ی شما، پرداختن به هر موضوعی از ۱۵ دقیقه تا یک ساعت احتمالا موثر خواهد بود.
محتوای جلسه باید در سه دسته‌ی اصلی قرار گیرد:
- اهداف، برنامه ریزی و بازخوردی که می‌خواهید مطرح کنید.
- هر مسئله، پیشهاد و راهکاری که عضو تیم‌تان می‌خواهد مطرح کند.
- بحثی گسترده‌تر و غیررسمی در مورد پیشبرد کارها، توسعه فردی، نیازهای آموزشی و اینکه عضو تیم‌تان چه احساسی در مورد نقشش دارد.
با پوشش این نکات، می‌توانید فرصت‌هایی برای کمک گرفتن از یک مربی و دیگر آموزش‌ها را شناسایی کنید تا به عضو تیم‌تان کمک کنید مهارت‌هایش را گسترش دهد و به اهدافش برسد.
مهم است که از قبل بر سر یک دستور جلسه‌ی شفاف به توافق رسیده باشید، چون جلسه‌ی غیرمتمرکز می‌تواند بی‌اثر باشد. حواس‌تان به زمان باشد، نکات را خلاصه کنید و دقت کنید که بحث پیش برود. با این حال، مهم است که انعطاف‌پذیر باشید و به افراد زمان بدهید تا مسائل‌شان را به خوبی مطرح کنند. همچنین مطمئن شوید که همه‌ی نکاتی که عضو تیم‌تان می‌خواهد مطرح کند را با جزئیات کافی می‌گوید و می‌داند که چه انتظاری از او می‌رود.
۴. لحن صحیح
جلسه‌ی تک به تک فرصتی طلایی به شما می‌دهد تا بفهمید که چه چیز واقعا در تیم‌تان رخ می‌دهد و اعضای تیم‌تان واقعا چه احساسی دارند. این جلسات همچنین فضایی امنی برای افرادتان محسوب می‌شوند که می‌توانند آنچه فکر می‌کنند و اینکه چه احساسی دارند را بیان کنند.
از لحن مناسب استفاده کنید تا «شکاف قدرت» بین خود و تیم‌تان را کاهش دهید. این کار را با یافتن توازن مناسب بین گشاده‌رویی و حرفهای بودن انجام دهید. این توازن بستگی به شخص و شرایط دارد. شاید با بعضی از اعضای تیم‌تان با لحنی غیررسمی راحت‌تر باشید و ترجیح دهید با دیگران رویکردی رسمی‌تر داشته باشید.
همچنین مهم است که هیچ کس بر جلسه سلطه نداشته باشد. سخنرانی نکنید یا مجموعه‌ای از شکایات مطرح نکنید. از ساکت نشستن خودداری کنید. هم شما و هم عضو تیم‌تان باید زمان و فضایی برای طرح صادقانه و مناسب نگرانی‌هایتان داشته باشید و نیز باید فعالانه گوش دهید تا مطمئن شوید که به درستی حرفهای طرف مقابل را دریافت می‌کنید.
مهم‌تر از همه، این جلسات فرصتی برای همکاری با یکدیگر در حل مشکلات و افزایش بهره وری است، پس جو را گرم و شاد نگه دارید.
۵. نتایج صحیح
بسیار آسان است که وقتی در مکالمه‌ای درگیر هستید، ایده‌ها را بشنوید و وقتی در کار روزمره‌تان غرق شدید، آنها را فراموش کنید. بنابراین باید بر سر نتیجه به توافق برسید که چه چیزهایی باید قبل از جلسه‌ی بعدی انجام شود، مسئولیت‌های فرد مقابل پس از این جلسه چه خواهد بود و میزان پیشرفت او چگونه سنجیده خواهد شد.
شما و عضو تیم‌تان هر دو باید جلسه را با اهداف کاربردی و مرتبط و یک فهرست به روز شده از کارهای ضروری ترک کنید. بلافاصله و با یک ایمیل پیگیری کنید. در این ایمیل نکات عملی مورد توافق را مجددا یادآوری کنید که شامل زمان‌بندی برای رسیدن به اهداف مورد توافق نیز می‌شود. برنامه‌ریزی برای چک کردن بعضی کارها پیش از جلسه‌ی تک به تک بعدی، به هر دوی شما کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بمانید.
